E-Mail-Benachrichtigungen

LAGORIS kann Angehörige der Feuerwehr (AdF) per E-Mail informieren, wenn sie einem Einsatz zugeteilt werden oder sich das Journal eines zugeteilten Einsatzes verändert. Die beiden Benachrichtigungstypen sind unabhängig voneinander konfigurierbar.

Wichtig: E-Mails unterstützen die Information, ersetzen jedoch keine gesicherte Alarmierung und keine verbindliche Einsatzkommunikation. Die Zustellung hängt von SMTP, Mailserver, Empfängeradresse und gegebenenfalls einem laufenden Cronjob ab.

1. Welche E-Mails gibt es?#

Beide Funktionen beziehen sich auf eine konkrete Organisation und einen konkreten Einsatz. Eine Journaländerung an Einsatz A wird nicht als Journal-Mail an Empfänger geschickt, die ausschliesslich Einsatz B zugeteilt sind.

2. Benachrichtigungen über Dienstgradgruppen steuern#

Die Einstellungen findest du unter Stammdaten → Dienstgrade → Dienstgradgruppen. Öffne die gewünschte Gruppe und aktiviere bei Bedarf:

• E-Mail bei Einsatzzuteilung
• E-Mail Journal

Danach die Dienstgradgruppe speichern.

Die Einstellung gilt für Personen, die über ihren Dienstgrad dieser Dienstgradgruppe angehören. Die eigentliche Entscheidung wird also nicht allein aus der Bezeichnung «Offizier» abgeleitet, sondern anhand der beiden gespeicherten Gruppenoptionen.

Beispiel einer Konfiguration#

Diese Tabelle ist eine mögliche Konfiguration, kein automatisch voreingestellter Zustand von LAGORIS.

3. Voraussetzungen für den E-Mail-Versand#

Vor dem Einsatz sollten folgende Punkte überprüft werden:

1. Im AdF-Profil ist eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt, und die Person ist aktiv.
2. Der AdF hat einen Dienstgrad, der einer entsprechend konfigurierten Dienstgradgruppe zugeordnet ist.
3. Die relevante Gruppenoption ist eingeschaltet.
4. Die SMTP-Konfiguration der Organisation bzw. der zentralen Versandkonfiguration ist korrekt und funktionsfähig.
5. Für verzögerte Journal-Mails ist die Verarbeitung der Warteschlange per Cronjob eingerichtet.

Die Einstellungen zum SMTP-Versand sind im Bereich Administration → Konfiguration → SMTP erreichbar. Dort werden Server, Port, Verschlüsselung, Zugangsdaten sowie Absendername und Absenderadresse verwaltet.

Über «Test-E-Mail senden» lässt sich die Verbindung prüfen. Eine erfolgreiche Testmeldung bedeutet, dass der Mailserver die Nachricht angenommen hat – nicht zwingend, dass sie im Posteingang angekommen ist.

4. E-Mail bei Einsatzzuteilung#

Wird ein AdF einem Einsatz zugeordnet, ist die Zuordnung zuerst in der Datenbank gespeichert. Danach versucht LAGORIS, die entsprechende E-Mail zu versenden.

Die Nachricht enthält unter anderem:

• die Schadenlage und das Einsatzstichwort;
• Einsatzadresse, Ort und Datum/Uhrzeit, soweit erfasst;
• Priorität und Angabe zum Sondersignal;
• Auftrag und Bemerkungen, falls vorhanden;
• einen direkten Link zum betreffenden Einsatz;
• bis zu zehn bisherige Journaleinträge dieses Einsatzes, sofern vorhanden, mit den neuesten Einträgen zuerst.

Die Zuteilungs-E-Mail wird nicht als Sammelmail für alle AdF eines Einsatzes verschickt. Sie wird für den neu zugeteilten Empfänger geprüft und erzeugt, wenn dessen Dienstgradgruppe dafür vorgesehen ist.

Wenn der Mailversand fehlschlägt: Die bereits gespeicherte Einsatzzuteilung wird dadurch nicht rückgängig gemacht. Ein fehlendes E-Mail darf deshalb nicht als Beweis betrachtet werden, dass die Zuordnung gescheitert ist.

5. Journal-Mails: zwei Minuten bündeln#

Im Gegensatz zur Zuteilungs-E-Mail werden Journal-Benachrichtigungen nicht bei jeder Änderung sofort einzeln versendet. LAGORIS führt dafür pro Einsatz eine Warteschlangenposition.

Der Ablauf:

1. Eine Journaländerung wird erfolgreich gespeichert.
2. Der Versand für diesen Einsatz wird auf zwei Minuten nach der letzten Änderung terminiert.
3. Geht innerhalb dieser Zeit eine weitere Journaländerung ein, beginnt das Zwei-Minuten-Fenster erneut.
4. Ein Cronjob verarbeitet die fällige Warteschlange.
5. Die Nachricht wird an die zum Versandzeitpunkt aktuell dem Einsatz zugeteilten, berechtigten AdF gesendet.

Beispiel: Journaländerung um 14:00 Uhr, weitere Änderung um 14:01 Uhr → frühester Fälligkeitszeitpunkt etwa 14:03 Uhr. Der tatsächliche Versand erfolgt erst beim nächsten passenden Cronlauf.

Was enthält die Journal-Mail?#

Die Zusammenstellung enthält das gesamte verfügbare Journal des betreffenden Einsatzes sowie die protokollierten Einsatzänderungen, jeweils in Kartenform und neueste zuerst. Sie enthält zudem den Einsatz, die Adresse und einen Direktlink.

Die Mail ist somit kein reiner Ein-Zeilen-Hinweis auf den zuletzt hinzugefügten Eintrag. Sie gibt den aktuellen dokumentierten Verlauf wieder. Die technische Verarbeitung begrenzt die Grösse dieser Zusammenstellung.

6. Wer erhält Journal-Mails?#

Die Empfängerliste wird vor dem Versand aus den aktiven Einsatzzuordnungen ermittelt. Voraussetzungen sind:

• Der AdF ist aktiv und hat eine gültige E-Mail-Adresse.
• Er ist aktuell genau diesem Einsatz zugeteilt; eine frühere, bereits beendete Zuordnung reicht nicht aus.
• Die zugehörige Dienstgradgruppe hat «E-Mail Journal» aktiviert.

AdF, die nur zur gleichen Schadenlage gehören, aber diesem konkreten Einsatz nicht zugeteilt sind, erhalten dadurch keine Journal-Mail. Doppelte Empfängeradressen werden zusammengefasst.

7. Cronjob für Journal-Mails#

Die Journal-Benachrichtigungen werden serverseitig durch das CLI-Skript bin/send_journal_mail.php verarbeitet. Es sollte auf dem Infomaniak-Hosting einmal pro Minute ausgeführt werden.

Beispiel für einen serverseitigen Cron-Aufruf:

php /ABSOLUTER/PFAD/ZUR/LAGORIS-INSTALLATION/bin/send_journal_mail.php

Der absolute Pfad muss zur tatsächlichen Installation passen. Das Skript ist nur für CLI-Aufrufe vorgesehen und kein öffentlicher Web-Endpunkt.

Für die Diagnose stehen zusätzlich Aufrufe mit --status (Status der Queue) und --verbose (Ausgabe verarbeiteter Benachrichtigungen) zur Verfügung.

Der Versandprozess bearbeitet pro Lauf eine begrenzte Anzahl fälliger Aufträge und sperrt diese während der Verarbeitung. Scheitert eine Sendung, wird sie zur späteren Wiederholung vorgemerkt; die Implementierung sieht eine maximale Anzahl von Versuchen vor. Daher kann die tatsächliche Zustellzeit vom Zwei-Minuten-Fenster abweichen.

8. Fehleranalyse#

9. Datenschutz und betriebliche Hinweise#

Einsatzinformationen können sensible Personen-, Adress- und Lagedaten enthalten. Verwende nur freigegebene Empfängeradressen und sichere Mailkonten. Die Links in den Mails führen zur Anwendung; deren Zugriffsschutz und Berechtigungen bleiben massgebend.

Vor einem operativen Einsatz sollten SMTP, Cron, Zustellbarkeit, Berechtigungsgruppen und eine organisatorische Rückfallebene getestet werden.

Weitere Informationen: Dashboard und Journal, Ressourcen und Disposition, Organisation und Berechtigungen.

Einrichtung Schritt für Schritt#

Für die praktische Inbetriebnahme, Konfiguration und Fehlersuche stehen getrennte Anleitungen bereit:

1. SMTP-Server konfigurieren und Test-E-Mail senden
2. E-Mail-Optionen der Dienstgradgruppen einstellen
3. Benachrichtigungen bei Einsatzzuteilung aktivieren
4. Journal-Mails, Zwei-Minuten-Fenster und Cron einrichten
5. Fehler systematisch eingrenzen